سیر تکامل فناوری اداری و دسترسی به اطلاعات

سیر تکامل فناوری اداری و دسترسی به اطلاعات

اتوماسیون نوعی فناوری است که با استفاده از علوم کامپیوتر و مکاترونیک (تلفیقی از الکترونیک به مکانیک) برای تولید کالا یا خدمات به کار گرفته می شود. اتوماسیون در معنای گسترده به دو دسته تقسیم می شود: اتوماسیون تولید و اتوماسیون خدمات.
منظور از اتوماسیون اداری مکانیزه کردن سیستم اداری است که در آن رد و بدل اسناد نوشتاری بر روی کاغذ به حداقل رسیده و در زمان و وقت و نیروی انسانی صرفه جویی قابل ملاحظه ای می گردد که در حقیقت یک نوع بهینه سازی در ارسال اسناد در سیستم های اداری می باشد. (شریف زاده، 1391)
سامانه اتوماسیون اداری، وظیفه برقراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان را با خارج از سازمان عهده دار است. این ارتباط، به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند. این سامانه، با سرعت و دقت هر چه تمام تر به خودکارسازی فرایندهای اداری می پردازد و با بهره گیری از روش نوین اداره الکترونیکی، به جریان کار نظام دبیرخانه و فرایند مکاتبات اداری سرعت می بخشد.
Widget not in any sidebars

پردازشگرهای متن، پست الکترونیک، ارسال صدا، ارسال دورنگار (فاکس)، دورسخنی (ویدیو کنفرانس) و کنفرانس صوتی، از ابزارهایی است که معمولا در این مجموعه مورد استفاده قرار می گیرد. (امامی، 1384)
سامانه اتوماسیون اداری را، متشکل از سامانه کارپوشه (کارتابل) و مدیریت فرایندها بیان کرده اند که با سامانه دبیرخانه، سامانه های پردازش عملیات و سامانه آرشیو اسناد مرتبط است و فعالیت های اصلی آن را، پردازش و مدیریت اطلاعات، ارتباطات و پشتیبانی اداری نام برد. (یزدان نیا، 1388)

شکل (2-1): انواع زیر سیستم های سیستم اتوماسیون اداری؛ منبع: (حبیبی، 1383)
2-3) سیر تکامل فناوری اداری
سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است. (مشایخی و همکاران، 1384)
فناوری اداری: در این دوره کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه ای و در معنای عام محیط تولید کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد. از مهم ترین شاخص های این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضاسازی برای محیط های اداری بود. (دهه بیست به بعد). در حقیقت در این دوره سعی در جدا نمودن فعالیت های اداری از فعالیت های تولیدی گردید و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد مالی بود، فراهم گردد.
فناوری رایانه ای: با ورود رایانه های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند هستند، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه گذاری در کامپیوتری کردن سازمان خود را از سرعت و دقت کامپیوترها در کاهش زمان کار و حذف اشتباه های انسانی استفاده نموده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری نمود.
فناوری ارتباطات: با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و تکنولوژی کامپیوتر و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از این سیستم ها در یکدیگر در حقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات می باشد که نوعا ارتباطات از لحاظ تجاری از اهمیت به سزایی برخوردار می باشد. از مشخصات دیگر این دوره که هم اکنون ما در آن به سر می بریم، این است که سازمان ها و شرکت ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و با کیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی عدم وجود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان می باشد، به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییر ها می باشد. (شریف زاده، 1391)
2-4) قابلیت های اداری اتوماسیون
برچیده شدن روش های سنتی و کهنه انجام کارها؛
حذف گردش اسناد و ضمائم آن در بین واحدها و کارکنان؛
جلوگیری از به هدر رفتن وقت در انجام کارها؛
حذف فاصله های زمانی؛
مکانیزه شدن بایگانی ها و ایجاد تحول اساسی در شیوه ها و ابزار دسترسی به اطلاعات امکان تهیه انواع گزارش های اطلاعاتی، آماری، مدیریتی، نظارتی، فوری و ضروری؛
اطلاع سریع و بی واسطه مدیران از نتیجه اقدام های انجام شده؛
برقراری ارتباط الکترونیک و بلادرنگ بین کارکنان و مدیران؛
برقراری ارتباط الکترونیکی بین سایر واحدها که در خارج از ساختمان مرکزی هستند؛
برقراری ارتباط الکترونیک با سایر سازمان ها که با سازمان در ارتباطند؛
تحول اساسی در شیوه دسترسی به اطلاعات؛
امکان برقراری پست الکترونیک با دیگر واحدهای تابعه؛
امکان برقراری ارتباط بین چند سیستم اتوماسیون اداری مستقر در چند ساختمان مجزا؛ (قنبری، 1379)
ارسال اسناد از یک سیستم مبداء به یک یا چند سیستم مقصد در ساختمان های مختلف از طریق پست الکترونیک؛

مدیر سایت