سیر تکامل فناوری اداری و سیستم های اطلاعات

سیر تکامل فناوری اداری و سیستم های اطلاعات


Widget not in any sidebars

در فصل حاضر همانگونه که ملاحظه شد، ابتدا به تشریح بیان مساله پژوهش و اهمیت و ضرورت پژوهش پرداخته شد و در ادامه به ارائه اهداف و سوالات پژوهش پرداخته شده است و در پایان قلمرو پژوهش در قالب قلمرو زمانی، مکانی و موضوعی و نیز تعاریف هر یک از متغیرها مشخص شده است.
فصل دوم
ادبیات و پیشینه پژوهش

بخش اول- ادبیات پژوهش
2-1) مقدمه
تاریخ نوع بشر را می توان از طریق توسعه سازمان های اجتماعی تعقیب نمود. افزایش جمعیت و پیچیده شدن زندگی اجتماعی بشر عاملی است که ظهور پدیده سازمان به عنوان یک ضرورت اجتماعی را ناگزیر ساخته است. در ابتدا سازمان ها بسیار ساده بود و کلیه عملیات در آن ها به صورت رو در رو انجام می گرفت. به تدریج، با افزایش روزافزون جمعیت، تعداد شهرها و گسترش مهاجرت روستائیان به شهرها و به تبع آن پیچیده تر شدن زندگی اجتماعی سازمان ها نیز متکامل تر شده اند. در قرن بیستم این فرایند تکاملی سازمان ها شدت بیشتری یافته است، به نحوی که به هیچ عنوان نمی توان سازمان های کنونی را با سازمان های اولیه از لحاظ اندازه، تنوع عملیات و پیچیدگی مقایسه نمود. (شریف زاده، 1391) به علاوه در سازمان های کنونی سرعت عملیات تا حدی است که فعالیت های چند روزه به فعالیت های چند دقیقه ای همراه با کیفیت بالا مبدل شده اند این خود نشان دهنده فناوری مورد استفاده این سازمان ها در انجام عملیات خود می باشد و از طرفی بهره وری هدف هر سازمانی است. سازمان ها می کوشند که بهره ور باشند و در این راه باید خود را با تحولات روز همراه کنند و از آن استفاده نمایند. اتوماسیون و بکارگیری تکنولوژی جدید یکی از این تحولات است که باید دید تا چه اندازه استفاده از آن به بهره وری سازمان کمک می کند.
هدف این فصل مروری بر ادبیات پژوهش و ایجاد یک طرح مفهومی است. اساس انتخاب ادبیات تحقیقی زیر، کمک به پژوهش در حیطه مطالعاتی و ساخت یک چارچوب مفهومی برای مطالعات است که ما آن را به عنوان تئوری فعلی مان مورد بررسی قرار می دهیم تا دیدگاههای مختلفی پیرامون هر یک از 12 فرضیه پژوهشمان فراهم کنیم. بنابراین، این کار به ما یک دیدگاه کلی و عمومی درباره هر یک از فرضیه های پژوهشی می دهد و ما را قادر می سازد تا مناسب ترین تئوری ها یا قسمت هایی از تئوری را انتخاب کنیم که بهترین حالت در پژوهشمان باشد.
2-2) سیستم های اتوماسیون اداری (OAS)
با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمان ها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف و پیرامون خود نهایت استفاده را نمایند و اطلاعات خود را به نحو شایسته ای حفظ کنند و در صورت نیاز با پردازش مناسب و در زمان مناسب این اطلاعات را به مشتریان و در جهت جلب رضایت آنان، عرضه نمایند.
بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می نامند. اما از دهه (1960) که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیت های اداری و بازرگانی رو به گسترش نمود، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با نام های مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های اطلاعات اداری، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود. (شریف زاده، 1391)
سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه های کاربر (استفاده کننده) می باشد و این خود بدین معنی می باشد که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بیشماری می باشد. (حبیبی، 1384) در اینجا به برخی از آن ها اشاره می کنیم:
اتوماسیون اداری بکارگیری ابزار کامپیوتری یا الکترونیکی به وسیله انسان در جهت بهره برداری مناسب از داده ها یا تولید محصول. (یانگ و کونور چِن ، 2007)
اتوماسیون اداری به عنوان کاربردهایی از ابزارهای الکترونیکی و الکترومکانیکی با هدف افزایش بهره وری کارکنان اداره تعریف می شود. (مک لئود و جونز ، 1987)
سیستم اتوماسیون اداری، سیستمی است که مکاتبات اداری را به صورت کتبی، شفاهی یا دیداری ایجاد نموده، پس از ذخیره سازی، اصلاح و نمایش آن ها را انتقال می دهد. (صرافی زاده و علی پناهی، 1381)
با توجه به ساده ترین تعریف فوق می توان به این مسئله نیز اشاره کرد که تعریف بالا یک بیان جامع از اتوماسیون اداری می باشد. اتوماسیون اداری شامل مجموعه از سیستم ها و تکنولوژی هایی می باشد که به کارکنان در انجام دادن وظایفشان در یک محیط تجاری کمک می کند. با این بیان می توان استفاده کنندگان از تکنولوژی ها و سیستم های اتوماسیون اداری را به صورت زیر طبقه بندی نمود (این طبقه بندی به واقع طبقه بندی کارکنان اداری نیز می باشد). مجریان (مدیران اجرایی)، مدیران، حرفه ای ها، تکنسین ها، منشی ها و کارمندان دفتری و دبیرخانه با توجه به با توجه به گستردگی کاربران اتوماسیون اداری، باید به نوعی محیط را با تجهیزات و ابزار مورد نیاز برای هر یک از طبقات فوق مهیا ساخت که در حقیقت تکنولوژی اداری برای طبقه های فوق تجهیزات زیر را آماده نموده است. کامپیوترها، چاپگرها، اسکنرها، دستگاه های کپی، دستگاه های دورنگار (فکس) و نقشه کش ها، پست الکترونیکی و سیستم های پست صوتی و تصویری استفاده از این سیستم ها و تکنولوژی ها، فعالیت های اداری ذیل را پشتیبانی می کنند. داده پردازی، واژه پردازی، بایگ
انی الکترونیک، نمایش گرافیکی، چاپ های رومیزی انواع و اقسام محاسبات، کشیدن نقشه و بایگانی. (مشایخی و همکاران، 1384)
اتوماسیون نوعی فناوری است که با استفاده از علوم کامپیوتر و مکاترونیک (تلفیقی از الکترونیک به مکانیک) برای تولید کالا یا خدمات به کار گرفته می شود. اتوماسیون در معنای گسترده به دو دسته تقسیم می شود: اتوماسیون تولید و اتوماسیون خدمات.
منظور از اتوماسیون اداری مکانیزه کردن سیستم اداری است که در آن رد و بدل اسناد نوشتاری بر روی کاغذ به حداقل رسیده و در زمان و وقت و نیروی انسانی صرفه جویی قابل ملاحظه ای می گردد که در حقیقت یک نوع بهینه سازی در ارسال اسناد در سیستم های اداری می باشد. (شریف زاده، 1391)
سامانه اتوماسیون اداری، وظیفه برقراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان را با خارج از سازمان عهده دار است. این ارتباط، به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند. این سامانه، با سرعت و دقت هر چه تمام تر به خودکارسازی فرایندهای اداری می پردازد و با بهره گیری از روش نوین اداره الکترونیکی، به جریان کار نظام دبیرخانه و فرایند مکاتبات اداری سرعت می بخشد.
پردازشگرهای متن، پست الکترونیک، ارسال صدا، ارسال دورنگار (فاکس)، دورسخنی (ویدیو کنفرانس) و کنفرانس صوتی، از ابزارهایی است که معمولا در این مجموعه مورد استفاده قرار می گیرد. (امامی، 1384)
سامانه اتوماسیون اداری را، متشکل از سامانه کارپوشه (کارتابل) و مدیریت فرایندها بیان کرده اند که با سامانه دبیرخانه، سامانه های پردازش عملیات و سامانه آرشیو اسناد مرتبط است و فعالیت های اصلی آن را، پردازش و مدیریت اطلاعات، ارتباطات و پشتیبانی اداری نام برد. (یزدان نیا، 1388)

شکل (2-1): انواع زیر سیستم های سیستم اتوماسیون اداری؛ منبع: (حبیبی، 1383)
2-3) سیر تکامل فناوری اداری

مدیر سایت