سیستم تولید انعطاف پذیر و سیر تکامل فناوری اداری

سیستم تولید انعطاف پذیر و سیر تکامل فناوری اداری


Widget not in any sidebars

سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است. (مشایخی و همکاران، 1384)
فناوری اداری: در این دوره کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه ای و در معنای عام محیط تولید کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد. از مهم ترین شاخص های این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضاسازی برای محیط های اداری بود. (دهه بیست به بعد). در حقیقت در این دوره سعی در جدا نمودن فعالیت های اداری از فعالیت های تولیدی گردید و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد مالی بود، فراهم گردد.
فناوری رایانه ای: با ورود رایانه های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند هستند، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه گذاری در کامپیوتری کردن سازمان خود را از سرعت و دقت کامپیوترها در کاهش زمان کار و حذف اشتباه های انسانی استفاده نموده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری نمود.
فناوری ارتباطات: با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و تکنولوژی کامپیوتر و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از این سیستم ها در یکدیگر در حقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات می باشد که نوعا ارتباطات از لحاظ تجاری از اهمیت به سزایی برخوردار می باشد. از مشخصات دیگر این دوره که هم اکنون ما در آن به سر می بریم، این است که سازمان ها و شرکت ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و با کیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی عدم وجود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان می باشد، به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییر ها می باشد. (شریف زاده، 1391)
2-4) قابلیت های اداری اتوماسیون
برچیده شدن روش های سنتی و کهنه انجام کارها؛
حذف گردش اسناد و ضمائم آن در بین واحدها و کارکنان؛
جلوگیری از به هدر رفتن وقت در انجام کارها؛
حذف فاصله های زمانی؛
مکانیزه شدن بایگانی ها و ایجاد تحول اساسی در شیوه ها و ابزار دسترسی به اطلاعات امکان تهیه انواع گزارش های اطلاعاتی، آماری، مدیریتی، نظارتی، فوری و ضروری؛
اطلاع سریع و بی واسطه مدیران از نتیجه اقدام های انجام شده؛
برقراری ارتباط الکترونیک و بلادرنگ بین کارکنان و مدیران؛
برقراری ارتباط الکترونیکی بین سایر واحدها که در خارج از ساختمان مرکزی هستند؛
برقراری ارتباط الکترونیک با سایر سازمان ها که با سازمان در ارتباطند؛
تحول اساسی در شیوه دسترسی به اطلاعات؛
امکان برقراری پست الکترونیک با دیگر واحدهای تابعه؛
امکان برقراری ارتباط بین چند سیستم اتوماسیون اداری مستقر در چند ساختمان مجزا؛ (قنبری، 1379)
ارسال اسناد از یک سیستم مبداء به یک یا چند سیستم مقصد در ساختمان های مختلف از طریق پست الکترونیک؛
دریافت اسناد از یک یا چند سیستم مبدا مستقر در ساختمان های مختلف در یک سیستم مقصد از طریق پست الکترونیک.
اتوماسیون بدون تغییر در واقع استفاده از ابزارهای متداول مهندسی برای اتوماتیک کردن یک روند ثابت از فرایندها یا عملیات سرهم بندی (مونتاژ) را مدنظر دارد. این نوع اتوماسیون برای تولید با حجم بالا بسیار مناسب است و معمولا اجرای هر گونه تغییر در طرح تولید بسیار سخت است. این نوع اتوماسیون گاهی اوقات اتوماسیون سخت نیز نامیده می شود.
اتوماسیون انعطاف پذیر به گونه ای طراحی می شوند که محصول های گوناگونی را تولید می کنند و زمان اندکی برای انجام تغییرات برای عوض کردن نوع محصول صرف می شوند. پس یک سیستم تولید انعطاف پذیر برای تولید ترکیبات گوناگونی از محصول ها بر اساس هر گونه برنامه معینی قابل استفاده است. (شریف زاده، 1391)
2-5) مزایای اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید در جهت صرفه جوئی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد. (ناصری، 1385)
پشتیبانی از هدف ها و رسالت سازمانی، افزایش بهره وری، افزایش سودآوری، بهینه سازی در کارکنان، بهبود در سرعت- که منجر به بازده در اداره می شود- بهبود در تصمیم گیری های مدیریتی، بهبود و کنترل تمامی امور اداری، بهبود در کیفیت بازده اداری، پیوستگی سامانه های اداری، و کار کردن، می تواند بسیار عاقلانه، رضایت بخش و یا چالش انگیز باشد، امکان ارائه خدمات جدید، دستیابی به وضعیت یا دوره رقابتی از جمله مزایای اتوماسیون اداری ذکر شده است. (یزدان نیا، 1388)

مدیر سایت