مقاله اهداف استراتژیک و سیستمهای تولید

Businessman working on a business plan. He is drawing sketches and using using gear shaped objects to better express his ideas
[do_widget id=kl-erq-2]

تعیین هدف هزینه با توجه به نوع سازمان
تعریف و مشخص کردن هدف هزینه در سیستم ABC یکی از مهمترین مراحل می باشد، چون با توجه به هدف هزینه است که عملیات طبقه بندی مراکز فعالیت، آنالیز فعالیت، شناسایی هزینه ها و نهایتا تخصیص هزینه و محاسبه بهای تمام شده انجام خواهد گرفت. هدف هزینه در سیستمهای تولیدی عمدتا بر اساس محصولات تعریف می گردد و با توجه به نوع و تعداد محصولاتی که محاسبه بهای تمام شده برای آنها مهم می باشد می توان عملیات هزینه یابی و محاسبه بهای تمام شده را انجام داد. در صنعت فرودگاهی هدف هزینه عمدتا ارائه خدمات مختلف فرودگاهی از جمله ناوبری، نشست و برخاست، پارکینگ ، روشنایی باند و سطوح پروازی، ترمینال مسافر و بار و … می باشد. در صورتی که هدف هزینه در یک سیستم کل خروجیهای آن نباشد و یا به عبارتی محاسبه بهای تمام شده تمام خروجیها مد نظر نباشد، می بایست در مرحله اول هزینه های مشترک را به تمامی خروجیها نسبت داد و در مرحله بعد هزینه های خاص هر خروجی را که محاسبه بهای تمام شده آن مورد نیاز باشد را تعیین و در بهای تمام شده در نظر گرفت. به عنوان مثال مرکز کنترل فضای کشور به هدایت پروازهای داخلی و بین المللی به صورت همزمان می پردازد اما اگر هدف سیستم هزینه یابی محاسبه بهای تمام شده خدمات ناوبری پروازهای بین المللی باشد در مرحله اول باید سهم هر گروه از پروازها (داخلی و بین المللی) از هزینه های مشترک مشخص شده و سپس هزینه های خاص پروازهای بین المللی که بهای تمام شده آنها مورد نیاز باشد را تعیین و در بهای تمام شده در نظر گرفت.
تعریف مراکز فعالیت و گروه بندی فعالیتها در داخل مراکز فعالیت
تعریف وشناسایی مراکز فعالیت مبنای اصلی آنالیز فعالیتها و عملیات هزینه یابی است. مراکز فعالیت مجموعه ای ازفعالیت ها هستند، که در جهت بهبود و کنترل فعالیتها با هم، سازماندهی می شوند. برای تعریف و شناسایی مراکز فعالیت چندین روش وجود دارد. یکی از بهترین راههایی که می‌توان مراکز فعالیت را شناسایی و گروه بندی کرد، استفاده از نمودار سازمانی وظیفه ای سازمان است. در نمودار سازمانی فعالیت‌های مورد نیاز برای انجام کارها برحسب وظیفه از یکدیگر تفکیک و مجزا شده‌اند و برای دستیابی به ماموریت اصلی، کل سازمان بر حسب وظیفه به بخشهای کوچکتر تقسیم می شوند. برای کسب اطلاعات در مورد فعالیتهایی که در هر قسمت انجام می‌شود، می‌توان با مشاهده، مطالعه و بررسی وظایف و یا مصاحبه با مدیران و کارشناسان هر دایره نسبت جمع آوری اطلاعات مورد نیاز اقدام کرد. در ایجاد مراکز فعالیت اصول زیر را باید در نظر گرفت:
قاعده اول: فعالیتهایی را که مربوط به یک بخش هستند باید با هم سازماندهی شوند. این عمل مشابه با عملیات سازماندهی فعالیت ها بر اساس نمودار سازمانی است.
قاعده دوم: فعالیت ها را بر اساس اطلاعات حاصل از هر مرکز فعالیت سازماندهی شوند. استفاده از خصوصیات مورد نیاز برای هر مرکز فعالیت در این مرحله می تواند به سازماندهی فعالیتها کمک زیادی کند. علاوه براین استفاده از خصوصیات باعث گزارش دهی در مورد فعالیتها می گردد.
قاعده سوم: مراکز فعالیت باید بر اساس سلسله مراتب فعالیتها طراحی شوند. استفاده از مراکز فعالیت بصورت سلسله مراتبی باعث کاهش تعداد مراکز فعالیت و تاثیر عملی آنها بر یکدیگر می شود. این طبقه بندی به استفاده کنندگان کمک می کند، که روی سطوح مختلف اطلاعات احاطه داشته باشند.
تعریف و شناسایی فعالیت‌ها در هر کدام از مراکز فعالیت تعریف شده بستگی به هدف یا اهداف طراحی سیستم ABC دارد. اگر هدف از طراحی سیستم، تعیین اهداف استراتژیک سازمانی باشد، طراحی مدل و فعالیت‌ها باید درجهت تخصیص صحیح هزینه‌ها به هدف هزینه باشد. اما اگر هدف از طراحی مدل بهبود بخشیدن به فرآیندها باشد طراحی مدل باید در جهت فراهم‌آوردن اطلاعات در مورد فعالیت‌ها و هدف هزینه باشد.
برای شناسایی و طبقه بندی فعالیتها در مراکز فعالیت باید اصول زیر را در نظر گرفت:
قاعده اول : هماهنگ کردن جزئیات فعالیت ها با اهداف مدل
تعریف و شناسایی فعالیتها باید با توجه به هدف مدل انجام شود چون می توان فعالیتها را از سطح خیلی جزئی تا سطح کلی تعریف نمود و یا می توان فعالیتها را در سطح خیلی جزئی تعریف نمود و سپس با توجه به طبقه بندی آنها در فعالیتهای کلان (ماکرو)، جزئی بودن فعالیتها را تا حد مورد نیاز تقلیل داد. در یک نتیجه گیری کلی می توان گفت اگر هدف از شناسایی فعالیتها، بهبود بخشیدن به آنها باشد بهتر است فعالیتها را در سطح خیلی جزئی (میکرو) تعریف کرد، ولی اگر هدف محاسبه بهای تمام شده و تعیین اطلاعات برای تصمیم گیری های استراتژیک باشد، بهتر است که فعالیتها در سطح کلی (ماکرو) تعریف شوند.
قاعده دوم : طبقه بندی فعالیتها
اگر اهداف در نظر گرفته شده برای سیستم با یکدیگر تضاد داشته باشند. بهتر است که طبقه بندی فعالیتها بصورت فعالیتهای کلان (ماکرو) باشد. مثلا اگر هدف از تجزیه و تحلیل فعالیتها ایجاد بهبود و تعیین اهداف استراتژیک باشد، از آنجا که دستیابی به این دو هدف با توجه به سطح اطلاعات مورد نیاز برای هر کدام از اهدف باعث ایجاد تضاد خواهد شد، بهتر است فعالیتها را بر حسب فعالیتهای کلان (ماکرو) طبقه بندی کرد. چون این فعالیتها در بر گیرنده فعالیتهای جزئی مرتبط به هم نیز می باشد. برای تبدیل فعالیتهای جزئی (میکرو) به فعالیتهای کلان (ماکرو) اصول زیر باید در نظر گرفته ش
ود:
1-فعالیتها باید در یک سطح مشابه باشند.
2- فعالیتها باید از محرک هزینه مشابه استفاده کنند.
3- فعالیتها باید دارای هدف مشترک باشند.
قاعده سوم : ترکیب فعالیتها با یکدیگر تا حد امکان
فعالیتهایی که در جهت رسیدن به یک هدف باشند و از مبنای مشترک برای تسهیم هزینه ها استفاده می کنند، می توانند با همدیگر ترکیب شوند. چون با ترکیب فعالیتها علاوه براینکه می توان به هدف تعیین شده دست یافت، سطح جزئی بودن اطلاعات در سازمان نیز تا حد ممکن کاهش می یابد. ترکیب فعالیتها با یکدیگر مستلزم رعایت اصول زیر است :
1- فعالیتهای که با یکدیگر ترکیب می شوند، باید دریک سطح مشابه باشند، مثلاً نمی توان فعالیتهای را که در سطح جزئی انجام می شوند را با فعالیتهایی که در سطح کلی انجام می شوند را با یکدیگر ترکیب کرد.
2- ترکیب فعالیتها باید طوری انجام شود، که با استفاده از یک مبنای فعالیت، بتوان هزینه های سربار را به فعالیتهایی که در سطح خرد یا کلان (ماکرو) تقسیم بندی شده اند، تخصیص داد.
3- فعالیتهایی که با هم ترکیب می شوند، باید دارای هدف مشترک باشند و همگی در جهت تکمیل و ارائه یک نوع خدمت به استفاده کنندگان خاص باشند. مثلاً انجام فعالیتهای مربوط به امور اقتصادی و بازرگانی فرودگاهها را نمی توان با فعالیتهای مربوط به تدارکات آنها ترکیب کرد.
آنالیز فعالیت در داخل مراکز فعالیت جهت مشخص کردن فعالیتهای مربوط به هر کدام از اهداف هزینه
در این مرحله با توجه به هدف هزینه تعیین شده فعالیتهای موجود در هر کدام از مراکز فعالیت مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرند. هدف از آنالیز فعالیت شناسایی فعالیتهایی است که برای انجام هر کدام از اهداف هزینه بکار گرفته می شوند، تعیین حجم فعالیتهای مورد نیاز برای انجام هدف هزینه و شناسایی خصوصیتهای فعالیتهای مورد نیاز برای انجام هدف هزینه می باشد. آنالیز فعالیت همچنین اطلاعات مفید و ارزشمندی را نیز در رابطه با بهبود عملکردها و فرآیندها در اختیار مدیریت قرار می دهد.
شناسایی منابع مورد نیاز برای انجام هر کدام از فعالیتها و خصوصیات هر کدام از منابع