اطلاعات از قرار گرفتن داده ها تو یه زمینه یا محیط خاص ایجاد می شه، مانند هزینه هر دانش آموز تو یه دبیرستان و یه سال تحصیلی خاص (کیدول، ۲۰۰۰، ص ۲۹ ). اطلاعات داده های ترکیبی و در رابطه همراه با زمینه و تفسیر اون هستش. رابطه داده ها ممکنه بیان کننده اطلاعات باشه، ممکنه صرف رابطه داده به اطلاعات منجر نگردد مگه اینکه موجب درک معنی اونا باشه. اطلاعات واقعا داده های پردازش شده رو در بر میگیره که گروه بندی، ذخیره، پالایش، سازماندهی و تحلیل شدن تا بتونن زمینه رو روشن کنن ( نوروزیان، ۱۳۸۴، ص ۲۵).
ویژگی اطلاعات اون هستش که میشه اون رو به صورت مستندات نوشته شده یا فایلای موجود در پایگاه اطلاعات نگهداری کرد. اطلاعات برخلاف داده ها، معنی دار هستن، به نظر پیتر دراکر(۱۹۸۹) ” داشتن رابطه و هدف ویژگی اطلاعاته”دراکر ( ۱۹۸۹) عقیده داره که اطلاعات یعنی “داده های مربوط”. یعنی، از نظر اون داده ها به تنهایی ” مربوط ” و ” هدف دار” نیستن، بلکه داده ها وقتی به اطلاعات تبدیل می شن که ارائه دهنده، به اونا معنا و معنی خاصی ببخشد (داونپورت، ۱۳۷۹، صص ۷۲ – ۶۲ ).
علم اطلاعاتیه که بر عمل اثر داشته باشه. عملی بودن به معنی رابطه با بخش های خاصه و بدین منظور اطلاعات در رابطه باید در جای مناسب، زمان مناسب، و شکل مناسب طوریکه هرکی که به اون نیاز داره بتونه در اراده کردن ازش استفاده کنه، در دسترس باشه (اسلاوندی،۲۰۰۱).
علم منبع کلیدی در اراده کردن هوشمند، پیش بینی، طراحی، برنامه ریزی، عیب یابی و تشخیص، تحلیل آزمایش و قضاوت شهودیه. علم در فضای بین اذهان فردی و جمعی شکل میگیره و تسهیم می شه ( تیوانا، ۲۰۰۰(. مرور شکل های جور واجور تعاریف و تقسیم بندیای ارائه شده از علم، پیش احتیاجی واسه مدیریت موفقیت آمیز اون هستش. یکی از پیشرفتای اصلی در راه تعریف علم، شناخت فرق میان داده، اﻃﻼﻋﺎت، داﻧﺶ و ﺧﺮد گفته شده ( نمودار ۲- ۱ ).
شکل شماره ( ۲- ۱ ): داده، اطلاعات، علم و خرد
داده، ﺟﺮﻳﺎﻧﻲ از رﺧﺪادﻫﺎ ﻳﺎ ﺗﺒﺎدﻻﺗﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ از ﺳﻴﺴﺘﻢ ﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﺗﺴﺨﻴﺮ ﺷﺪه اﺳﺖ و ﺗﻨﻬﺎ ﺑﺮای ﺗﺒﺎدل ﻣﻔﻴﺪ اﺳﺖ و ﻧﻪ ﭼﻴﺰ دﻳﮕﺮی.
ﺑﺮای ﺗﺒﺪﻳﻞ داده ﺑﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﻣﻔﻴﺪ، ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﺎﻳﺪ ﻣﻨﺎﺑﻌﻲ رو ﺗﻮﺳﻌﻪ دﻫﺪ ﺗﺎ داده ﻫﺎ رو ﺳﺎزﻣﺎﻧﺪﻫﻲ ﻛﺮده و ﺑﻪ ﻣﻘﻮﻟﻪ ﻫﺎی ﻗﺎﺑﻞ ﻓﻬﻢ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﮔﺰارﺷﺎت ﻓﺮوش ﻣﺎﻫﺎﻧﻪ، روزاﻧﻪ، ﻣﺤﻠﻲ و … در آورد.
ﺗﺒﺪﻳﻞ اﻃﻼﻋﺎت به علم، از ﻃﺮﻳﻖ ﺗﺤﻠﻴﻞ و ﭘﺮدازش و ﻳﺎ ﻧﺘﻴﺠﻪ ﮔﻴﺮی و ﺷﻨﺎﺧﺖ اﻟﮕﻮﻫﺎی ﻧﺎﻣﻌﻤﻮل، روﻧﺪﻫﺎی ﭘﻨﻬﺎن و اﺳﺘﺜﻨﺎﺋﺎت داده و اﻃﻼﻋﺎت و ﻫﻤﭽﻨﻴﻦ اﻳﺪهﻫﺎ، ﻓﻬﻢ ﻫﺎ و درﺳﻬﺎی آﻣﻮﺧﺘﻪ ﺷﺪه ﻧﺎﺷﻲ از ﻛﻨﺎر ﻫﻢ ﻗﺮاردادن اﻃﻼﻋﺎت و تجربیات ﺑﻪ دﺳﺖ آﻣﺪه در ﻃﻮل زﻣﺎن ﻣﻲﺑﺎﺷﺪ (ﻧﺸﺮﻳﻪ ﺩ ﺍﺧﻠﻰ ﺷﺮﻛﺖ ﻣﻠﻰ ﺻﻨﺎﻳﻊ ﭘﺘﺮﻭﺷﻴﻤﻰ) [۵]. ﺑﺮای ﺗﺒﺪﻳﻞ اﻃﻼﻋﺎت ﺑﻪ داﻧﺶ، سازمان ﺑﺎﻳﺪ ﻣﻨﺎﺑﻊ اﺿﺎﻓﻲ ﺑﺮای ﻛﺸﻒ ﻃﺮﺣﻬﺎ و اﻟﮕﻮ ﻫﺎ، ﻗﻮاﻧﻴﻦ و ﻣﻔﺎﻫﻴﻤﻲ ﻛﻪ داﻧﺶ درآن ﺑﻪ ﻛﺎر ﻣﻲ رود رو ﺗﻮﺳﻌﻪ دﻫﺪ.
ﺧﺮد ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﺗﺠﺮﺑﻪ ﻓﺮدی و ﮔﺮوﻫﻲ ﺑﺮای ﺑﻪ ﻛﺎر ﺑﺮدن داﻧﺶ در ﺣﻞ ﻣﺴﺎﺋﻞ و ﻣﺸﻜﻼت ﺗﻌﺮﻳﻒ
ﻣﻲ ﺷﻮد. ﺧﺮد ﺷﺎﻣﻞ اﻳﻦ ﻣﻘﻮﻟﻪ ﻫﺎﺳﺖ ﻛﻪ ﻛﺠﺎ، ﻛﻲ، و ﭼﮕﻮﻧﻪ داﻧﺶ رو ﺑﻪ ﻛﺎر ﺑﺮﻳﻢ (کنت و لودن،
۲۰۰۶ ).
۲-۲- معنی حافظه سازمانی
در بیشتر موارد بروز تاخیر و کیفیت غیربهینه اجناس نتیجه جریان کم اطلاعاته. گردش یه جریان اطلاعاتی نارسا و ناقص تو یه سازمان می تونه منتهی به تکرار اشتباهات هزینه بر شه. از طرفی یه سیستم اطلاعاتی پشیمون نمی تونه از بروز اینجور مواردی جلوگیری کنه چون کارمندان بیشتر مشغول تر از اون هستن که بدنبال اطلاعات تکمیلی بگردند و یا خبر ندارن که اطلاعات مفیدی جهت حل مشکل در سازمان وجود دارن. پس باید سیستمی وجود داشته باشه که علاوه بر ذخیره شکل های جور واجور علم موجود در سازمان، همیشه اطلاعات به درد بخور رو به موقع به کارکنان سازمان یادآوری و ارائه کرده و یه همراه لایق واسه حل مشکلات باشه. اینجور سیستمی یه سیستم حافظه سازمانی نامیده میشه.
سیستم حافظه سازمانی تجمیع دانشای پراکنده در سطح سازمان رو برعهده داشته و پخش و استفاده دوباره از اونا رو ممکن می کنه. پس “حافظه سازمانی ابزاریه واسه انتقال دانشی که در گذشته کسب شده به فعالیتهای جاری( (Stein and Zwass, 1995 اینطوری امکان یاد گرفتن سازمانی و بهبود دائمی پروسه ها هم ایجاد میشه.
کارکرد اصلی حافظه سازمانی ارتقا توانایی رقابت سازمان مربوطه از راه بهبود مدیریت علم موجود در اون هستش. هم اینکه می تونه منتهی به ایجاد علم جدید و یادگیری سازمانی شه. پس میشه حافظه سازمانی رو به عنوان هسته اصلی سیستم مدیریت علم تو یه سازمان در نظر گرفت که با ایجاد اون میشه دانشای شخصی و گروهی موجود تو یه سازمان رو به اشتراک گذاشته و مورد استفاده دوباره قرار داد.
۲-۳- تعریف حافظه سازمانی
همونطور که گفتیم سازمانها جهت انجام هرچه بهتر و سریعتر فعالیتهای خود به شکل های جور واجور علم سازمانی و جریانهای اطلاعاتی موجود و در گردش متکی هستن. از طرفی پراکندگی علم سازمانی در منابع مختلفی مانند مستندات کاغذی و الکترونیکی، پایگاه داده ها، فایلهای گرافیکی ، اسمای الکترونیکی و حتی تو ذهن و یادداشتهای شخصی کارمندان یه سازمان، کار مدیریت علم رو با مشکل مواجه می کنه.
یه سری از دلایل وجود دارن که نشون میدن مدیریت علم به تنهایی در سطح یه سازمان کارکرد کاملی نداره . بعضی از این دلایل در تحقیقات (Macintosh, 1997) مشخص شده و عبارتند از:
-کارمندانی که دستمزد بالایی هم دریافت م یکنند بیشتر وقتشون رو بدنبال اطلاعات مورد نیازشون می گردن.
– علم اساسی چگونگی انجام کار تنها تو ذهن معدودی از کارمندان هست.
– اطلاعات با ارزش در تودای از مستندات و داده ها مدفون شده.
– اشتباهات هزینه بر به دلیل بی توجهی به تجربیات گذشته تکرار می شن.
میشه گفت که در بیشتر موارد بروز تاخیر و کیفیت غیربهینه اجناس نتیجه جریان کم اطلاعاته. گردش یه جریان اطلاعاتی نارسا و ناقص تو یه سازمان می تونه منتهی به تکرار اشتباهات هزینه بر شه. از طرفی یه سیستم اطلاعاتی پشیمون نمی تونه از بروز اینجور مواردی جلوگیری کنه چون کارمندان بیشتر مشغول تر از اون هستن که بدنبال اطلاعات تکمیلی بگردند و یا خبر ندارن که اطلاعات مفیدی جهت حل مشکل در سازمان وجود دارن. پس باید سیستمی وجود داشته باشه که علاوه بر ذخیره شکل های جور واجور علم موجود در سازمان، همیشه اطلاعات به درد بخور رو به موقع به کارکنان سازمان یادآوری و ارائه کرده و یه همراه لایق واسه حل مشکلات باشه. اینجور سیستمی یه سیستم حافظه سازمانی نامیده می شه.
استفاده اصطلاح “حافظه سازمانی” به بیست سال پیش برمیگرده، وقتی که هدبرگ[۷] واسه اولین بار و در سال ١٩٨١ این اصطلاح رو معرفی کرد(Hedberg, 1981).
تعاریف زیادی از حافظه سازمانی و اهداف و کاربرده های اون ارائه شده که بعضی از اونا عبارتند از:
- علم یه سرمایه کلیدی واسه سازمانا هستش. حافظه سازمانی این سرمایه رو از راه اکتساب، سازماندهی، منتشر کردن و استفاده دوباره از علم ایجاد شده به وسیله کارکنان یه سازمان گسترش داده و تقویت می کنن(Conklin, 1996).
- سیستم حافظه سازمانی تجمیع دانشهای پراکنده در سطح سازمان رو برعهده داشته و پخش و استفاده دوباره از اونا رو امکا نپذیر م ینماید. پس حافظه سازمانی ابزاریه واسه انتقال دانشی که در گذشته کسب شده به فعالیتای( (Stein and Zwass, 1995 . اینطوری امکان یاد گرفتن سازمانی و بهبود دائمی پروسه ها هم ایجاد میشه.
- هدف مکانیزمهای حافظه سازمانی کسب و نگهداری علم در داخل یه سازمان و بطور همزمان قابل بازیافت و استفاده دوباره کرد اون هستش(Dzbor & Paralic, 2000)
- حافظه سازمانی یه سیستم کامپیوتریه که جمع آوری، ذخیره، بازیابی و پخش علم رو تو یه سازمان امکانپذیر میسازه. در همین زمینه تمرکز بیشتر روی یه جور از دانشه که غیرقابل لمس بوده و تشخیص و شناخت اون مشکله مانند تواناییهای نامعلوم کارمندان. سیستم حافظه سازمانی یه سیستم اطلاعاتیه که روشای مهندسی علم و نمایش اون رو با روشای مدل سازی معنایی داده کامل کرده تا بطور پیوسته کار سازماندهی، ذخیره و پخش علم مربوط به یه بخش تعریف شده رو انجام بده.
- حافظه سازمانی یه سیستم کامپیوتری کامل جهت جمع آوری دانشهای جمع شده تو یه سازمان از نوع علم چگونگی انجام کار یا شکل های جور واجور دیگه علم و دسترس پذیر کردن اونا به خاطر ارتقا بهره وری و موثرترشدن پروسه های بر اساس علم، است.
- نقش اصلی حافظه گروهی ایجاد یه تصور مشترکه. این تصور که درباره اهداف فعالیتهای سازمانی، مشخص سازی نقشه ها و صلاحیتها و هم اینکه مدلی واسه فعالیتهای گروه های کاری شکل میگیره می تونه به عنوان یه رسانه ارتباطی بین اعضا گروه و برنام ههای نرم افزاری و کاربردی عمل کنه.
کاربرده های سیستم حافظه سازمانی:
براین پایه انگیز های ساخت یه سیستم حافظه سازمانی عبارتند از(Dieng et al., 1998)
– جلوگیری از از دست رفتن تجارب و مهارتها وقتی که یه فرد متخصص شرکت رو ترک می کنه.
– جستجو در تجارب بدست اومده از پروژه های قبلی و استفاده دوباره از اونا به خاطر جلوگیری از تکرار اشتباهات گذشته.
– بهبود چرخه اطلاعات و به دنبال اون بهبود ارتباطات موجود در سازمان.
– تجمیع و کامل سازی علم چگونگی انجام کار از منابع جور واجور.
– بهبود پروسه یاد گرفتن فردی و سازمانی.
با در نظر گرفتن برایند کلی اهداف برشمرده شده از ایجاد یه سیستم حافظه سازمانی، میشه گفت که کارکرد اصلی حافظه سازمانی ارتقا توانایی رقابت سازمان مربوطه از راه بهبود مدیریت علم موجود در اون هستش که خود می تونه منتهی به ایجاد علم جدید و یادگیری سازمانی شه. پس میشه حافظه سازمانی رو به عنوان هسته اصلی سیستم مدیریت علم تو یه سازمان در نظر گرفت، نمودار ۲-۲، که با ایجاد اون میشه دانشای شخصی و گروهی موجود تو یه سازمان رو به اشترا ک گذاشته و مورد استفاده دوباره قرار داد. راه و روش مهندسی و مدیریت علم در ایجاد یه حافظه سازمانی یعنی استفاده روشای هوش مصنوعی در کسب، مد لسازی و مدیریت علم سازمانی.
نمودار ۲-۱، حافظ سازمانی به عنوان هسته اصلی سیستم مدیریت علم(Abecker et al., 1998)
تموم فعالیتهای منظم جهت تحقق دو هدف و نیازمندی اساسی انجام م یشوند. یکی تقسیم کارا به وظائف جور واجور و یکی ایجاد هماهنگی بین این وظائف جهت تکمیل و تحقق فعالیت اصلی (Mintzberg, 1979) این نیازمندیها بر اساس ایجاد ارتباطات و پردازش اطلاعاته که به نوبه خود دلالت بر نیاز به ایجاد یه حافظه سازمانی داره(Te’eni, 2001). پس حافظه سازمانی باید شامل علم لازم واسه تخصیص وظائف به منابع سازمان و ایجاد هماهنگی بین پروسه ها باشه و این یعنی ایجاد تعادل و سازگاری بین منابع، هم اینکه نظارت و استانداردسازی در هماهنگ کردن کارا با مهارتها. به بیان دیگه حافظه سازمانی باید بر مبنای یه تصور کلی از منابع و پروسه های اساسی یه سازمان شکل گیرد. اینطوری کیفیت یه حافظه سازمانی براساس عرضه اون در آسون کردن کردن تقسیم کارا و پشتیبانی از هماهنگی بین اونا سنجیده می شه. در سطوح ابتدایی حافظه سازمانی می تونه به عنوان یه انباره مشترک از اطلاعات و مفاهیم موجود دریک بخش یا دامنه درنظر گرفته شه که بین اعضا یه سازمان به اشتراک گذاشته می شه و اینطوری کارگروهی و ضبط و نگهداری علم رو امکا نپذیر می سازه. وجود اینجور برداشت و فهم مشترکی از بخش کارکرد یه سازمان خود می تونه تاثیر زیادی در کاهش مشکلات موجود در ارتباطات سازمانی و تخصیص منابع موقع فعالیتهای گروهی داشته باشه.
[۱] – Kidwell
[۲] – Peter Drucker
[۳] – Slavendy
[۴] – Tiwana
[۵] . www.nipna.ir
[۶] – Kenneth & Laudon
[۷][۷] Hedberg
[۸] know-how
[۹] medium
[۱۰] competition
